Obsługa interesantów

PW-0152/492/2003 Zarządzenie Nr 492/2003
Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy
z dnia 17 lipca 2003 roku

w sprawie organizacji obsługi interesantów w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

Ustala się "Organizację obsługi interesantów w Urzędzie m.st. Warszawy" - stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcom Prezydenta m.st. Warszawy, Burmistrzom Dzielnic m.st. Warszawy oraz dyrektorom biur i naczelnikom wydziałów dla dzielnic Urzędu m.st. Warszawy.

§ 3

Zarządzenie podlega ogłoszeniu na tablicach ogłoszeń Urzędu m.st. Warszawy oraz stronach internetowych m.st. Warszawy.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent
Miasta Stołecznego Warszawy
Lech Kaczyński



Załącznik do Zarządzenia Nr 492/2003
Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 17 lipca 2003 r.
w sprawie organizacji obsługi interesantów w Urzędzie m.st. Warszawy

Organizacja obsługi interesantów w Urzędzie m.st. Warszawy

§ 1

1. W Urzędzie m.st. Warszawy, zwanym dalej Urzędem, obowiązuje tryb pracy komórek organizacyjnych związanych z obsługą interesantów zgodny z Zarządzeniem Nr 326/2003 Prezydenta miasta stołecznego Warszawy z dnia 30 kwietnia 2003 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 162/2003 Prezydenta miasta stołecznego Warszawy z dnia 14 lutego 2003 r. w sprawie nadania Urzędowi miasta stołecznego Warszawy tymczasowego regulaminu organizacyjnego, zwanego dalej tymczasowym regulaminem organizacyjnym Urzędu, z uwzględnieniem niniejszej "Organizacji obsługi interesantów w Urzędzie m.st. Warszawy".

2. Pracownicy Urzędu działając zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administra-cyjnego stosują w szczególności przepisy:

  1. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926),
  2. ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.),
  3. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46),
  4. niniejszego Zarządzenia.

§ 2

1. Punkt informacyjny Urzędu, będący komórką wewnętrzną Biura Prezydenta, przyjmuje interesantów w poniedziałki w godzinach 8.00 - 18.00, a od wtorku do piątku w godzinach 8.00 - 16.00.

2. Pracownicy punktu informacyjnego Urzędu noszą identyfikatory ze zdjęciem, imieniem i nazwiskiem oraz zajmowanym stanowiskiem.

3. Zgłaszającym się do punktu informacyjnego interesantom udziela się podstawowych informacji na temat:

  1. działalności Urzędu,
  2. sposobu załatwiania spraw w Urzędzie,
  3. stanu załatwienia ich spraw lub spraw innych osób, jeśli okażą stosowne pełnomocnictwo.

4. Informacje udzielane są bezpośrednio lub telefonicznie. W przypadku udzielania informacji telefonicznie pracownicy punktu informacyjnego podają na początku rozmowy swoje imię, nazwisko oraz nazwę Urzędu.

5. Przed przystąpieniem do udzielania informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 3 pracownicy powinni upewnić się, co do tożsamości osoby wnoszącej o jej udzielenie.

6. W przypadku zgłaszania przez interesantów opóźnień w rozpatrywaniu złożonych w Urzędzie wniosków pracownicy punktu informacyjnego monitorują tryb załatwiania wniosków w odpowiednich komórkach organizacyjnych Urzędu.

§ 3

1. Pracownicy Kancelarii Ogólnej przyjmują składane przez interesantów wnioski, dokumenty i inne pisma oraz potwierdzają ich wpływ do Urzędu.

2. Na prośbę interesantów pracownicy Kancelarii Ogólnej sporządzają kopie składanych dokumentów i potwierdzają ich zgodność z oryginałem.

§ 4

1. Interesanci zgłaszający się do sekretariatów biur i wydziałów dla dzielnic Urzędu kierowani są do odpowiednich komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem działania określonym w tymczasowym regulaminie organizacyjnym Urzędu.

2. Osobom wyrażającym wolę spotkania się z dyrektorem biura (naczelnikiem wydziału dla dzielnicy) pracownik sekretariatu wyznacza datę i godzinę spotkania po jej uzgodnieniu z dyrektorem (naczelnikiem).

3. W miarę możliwości pracownicy sekretariatów udzielają również informacji określonych w § 2 ust. 3, stosując procedury zawarte w § 2 ust. 5.

§ 5

Po rozpoczęciu działalności przez Wydziały Obsługi Mieszkańców dla dzielnic - Wydziały te wykonywać będą zadania związane z bezpośrednią obsługą interesantów określone Zarządzeniem Nr 286/2003 Prezydenta miasta stołecznego Warszawy z dnia 8 kwietnia 2003 r. w sprawie określenia zadań i zasad funkcjonowania oraz trybu uruchomienia Wydziałów Obsługi Mieszkańców dla dzielnic miasta stołecznego Warszawy.

§ 6

1. Interesanci wyrażający wolę spotkania się z Prezydentem m.st. Warszawy zgłaszają się do Biura Prezydenta w celu wyznaczenia terminu spotkania. Warunkiem przyjęcia przez Prezydenta osoby zainteresowanej jest wykorzystanie drogi służbowej, od pracownika merytorycznego przez dyrektora biura (naczelnika wydziału dla dzielnicy), ewentualnie członka zarządu dzielnicy.

2. Zastępcy Prezydenta m.st. Warszawy spotykają się z interesantami raz w miesiącu. Interesanci wyrażający wolę spotkania się z Zastępcą Prezydenta m.st. Warszawy zgłaszają się do sekretariatu Zastępcy w celu wyznaczenia terminu spotkania. Warunkiem przyjęcia przez Zastępcę Prezydenta osoby zainteresowanej jest wykorzystanie drogi służbowej, od pracownika merytorycznego przez dyrektora biura (naczelnika wydziału dla dzielnicy), ewentualnie członka zarządu dzielnicy.

3. Burmistrzowie dzielnic (członkowie zarządów dzielnic) spotykają się z interesantami raz w tygodniu. Interesanci wyrażający wolę spotkania się z członkiem Zarządu Dzielnicy zgłaszają się do Sekretariatu Zarządu Dzielnicy w celu wyznaczenia terminu spotkania.

§ 7

1. Pracownicy Biura Prezydenta/sekretariatu, o których mowa w § 6 ust. 2 - 3, ustalając termin spotkania wypełniają pierwszą stronę "Protokołu przyjęć na dyżur w Urzędzie m.st. Warszawy", stanowiącego załącznik do organizacji obsługi interesantów w Urzędzie m.st. Warszawy.

2. Protokół zostaje przekazany, w celu uzyskania opinii, do właściwej merytorycznie, z uwagi na tematykę skargi/wniosku, komórki organizacyjnej Urzędu. Opinia zamieszczana jest na drugiej stronie Protokołu.

3. Strona trzecia Protokołu przeznaczona jest na adnotacje osoby odbywającej dyżur, a w szczególności na: zapis uzgodnień i wskazówki dotyczące dalszego biegu sprawy w Urzędzie.

4. Protokoły przechowywane są odpowiednio w Biurze Prezydenta/sekretariacie.



Do pobrania:
Kalendarz zapowiedzi
WAŻNE: